Ofis taşımasının konut taşımasından farkı, işin durmaması gerekliliğidir. Bu yüzden plan yalnızca eşyanın taşınmasını değil, çalışma düzeninin yeni adreste ne kadar hızlı kurulacağını da kapsar.
Envanter ve sorumluluk
İlk adım, taşınacak demirbaşın listelenmesidir: masa, dolap, koltuk, toplantı masası, beyaz eşya, IT ekipmanı ve arşiv. Liste çıkarılırken hangi parçanın taşınacağı, hangisinin yenileneceği de kararlaştırılır; taşınmayacak eşyayı taşımak gereksiz hacim ve süre yaratır.
Her departman için bir sorumlu belirlemek, süreci belirgin biçimde hızlandırır. Sorumlu, kendi biriminin paketleme ve etiketleme düzeninden sorumludur.
Etiketleme düzeni
Ofis taşımasında etiketleme, konuttakinden daha sistemli olmalıdır. Yeni adreste her odaya bir kod verilir ve kolilerin üzerine bu kod yazılır. Böylece ekip, kolileri doğrudan doğru odaya bırakır ve iç taşıma tekrarı ortadan kalkar.
Kişisel masa eşyaları, çalışanın kendi kolisinde toplanır ve koli üzerine masa numarası yazılır. Bu, yeni adreste herkesin kendi eşyasına hızla ulaşmasını sağlar.
IT ekipmanı
Bilgisayar, sunucu ve ağ ekipmanı en hassas gruptur. Sökümden önce kablo bağlantılarının fotoğraflanması, yeni adreste kurulumu belirgin biçimde kolaylaştırır. Her cihazın kabloları kendi içinde poşetlenir ve cihaza iliştirilir.
Veri güvenliği açısından taşımadan önce yedek alınması önerilir. Sunucu gibi kritik ekipmanın taşınma saati, iş akışının en az etkileneceği zamana alınır.
Arşiv ve evrak
Arşiv kutuları sıra numarasıyla etiketlenir ve liste tutulur. Numarasız taşınan arşiv, yeni adreste yeniden düzenlenmek zorunda kalır ve bu ciddi zaman kaybıdır. Gizlilik gerektiren evrak ayrı kutularda ve kapalı taşınır.
Yerleşim planı
Yeni adresin yerleşim planı taşınmadan önce hazırlanır: hangi masa nereye, hangi dolap hangi duvara gelecek. Plan kâğıt üzerinde netleşmemişse mobilyalar ortaya bırakılır ve yerleştirme günlerce sürer.
Elektrik ve ağ prizlerinin konumu bu planı doğrudan etkiler; masa yerleşimi priz düzenine göre kurulur.
Zamanlama
Ofis taşımaları çoğunlukla hafta sonu veya mesai dışı saatlere planlanır; böylece iş kaybı en aza iner. Bina yönetiminden asansör ve giriş izni önceden alınır, iş merkezlerinde taşınma saatleri çoğunlukla kurallara bağlıdır.
Yükleme ve teslim adet kontrolü yetkili kişiyle birlikte yapılır ve teslim tutanağıyla kapanır.
Her yük, bina ve teslim penceresi farklıdır. Ölçü, erişim veya özel eşya konusunda emin değilseniz taşıma ekibiyle önceden paylaşın. Yazılı teklif, paylaşılan gerçek bilgiye dayanır.